Rendez-vous avec nos PDG
Partenaire Principal
Partenaires de saison
Commanditaire de l'événement
Spécifique à chaque évènement
Au plaisir de collaborer avec vous pour organiser cet évènement!
Liste à faire et délais
- 5 semaines avant l'événement :
- Fournir les noms, titres et courriels de 5 personnes que vous suggérez pour la table d’honneur.
- Nous indiquer dans quelle langue sera la conférence.
- 3 semaines avant l'événement :
- Nous informer du format choisi.
- Fournir une courte liste des thèmes de votre conférence (en français ET en anglais) pour nos promotions.
- Fournir des questions pour l’entretien (si applicable).
- Envoyer vos invitations à vos fournisseurs et partenaires.
- 2 semaines avant l'événement :
- Fournir 3 questions préparées pour la période de questions (si applicable).
- Réservez vos places pour votre organisation.
- 3 jours ouvrables avant l'événement :
- 150 mots pour notre présidente qui présentera le conférencier.
- À quel organisation ferons nous un don pour remercier le conférencier?
- Nous informer si le conférencier répondra aux questions des médias.
- 2 jours ouvrables avant l'événement :
- Fournir noms et courriels des invités à ajouter à la liste VIP.
- Faire parvenir tout le matériel audiovisuel que vous souhaitez présenter.
- Fournir 2-3 phrases qui résument les points saillants de la conférence que nous publierons sur les réseaux sociaux.
Déroulement à l'intention des invités d'honneur
11 h
Le conférencier est invité à venir voir la salle de conférence et faire un test de son.
11 h 45
Entrée de l’assistance dans la salle de conférence.
11 h 45 à 12 h 10
Réception privée en l’honneur du conférencier au salon VIP.
12 h 15
Entrée des invités d’honneur et mot de bienvenue.
12 h 25
Repas.
13 h
Le président du conseil du Cercle canadien de Montréal présente le conférencier.
- Action requise :
3 jours ouvrables avant l’évènement, faites-nous parvenir une brève présentation ( 150 mots MAXIMUM ) avec des phrases courtes et adaptées pour une présentation orale.
13 h 05
Allocution du conférencier et entretien.
13 h 35
Remerciement du commanditaire et conclusion.
- Action requise :
13 h 45
Fin de l’évènement.
Mêlée de presse au Salon VIP (optionnel, voir section médias invités à l’événement).
Note : le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.
Table d'honneur
Peut accueillir de 12 à 16 personnes. Selon le nombre de places prises par nos partenaires, le nombre d’invités issus de votre réseau peut varier.
- Action requise :
Fournir les noms, titres et courriels de 5 personnes que vous suggérez, au minimum 5 semaines avant l’évènement.
Invités au salon VIP
Sont invités au salon VIP : la table d’honneur, les membres du conseil du Cercle et nos membres Gouverneurs. Pour y accéder, les gens doivent être inscrits sur la liste à l’entrée. Vous pouvez ajouter quelques personnes de votre réseau, pour un maximum de 10 personnes qui sont déjà inscrits à l’évènement.
- Action requise :
Faites-nous parvenir les noms et adresses courriel des invités que vous souhaitez ajouter à la liste VIP, deux jours ouvrables avant l’évènement.
Composition de la table d'honneur :
- Conférencier
- Présidente du Cercle
- Maître de cérémonie (Cercle)
- Commanditaire d'événement
- Partenaire principal Bell
- Commanditaire de saison BMO
- Commanditaire de saison BLG
- 1 à 3 Membres Gouverneur
- Environ 5 de vos invité(e)s
Contenu et langue d'allocution
Langue d'allocution
La majorité de nos conférenciers et de notre auditoire s’expriment en français.
- Action requise :
Dès que possible, nous indiquer dans quelle langue sera la conférence (français, anglais ou une alternance des deux langues)
Dans l’intérêt de nos membres, nous indiquerons la langue choisie sur notre site Web sur la page de l’évènement.
Contenu
Le contenu est laissé à votre discrétion. L’auditoire sera intéressé par de nouveaux apprentissages, tels que :
- enjeux et défis de votre secteur d'activités;
- solutions d'entreprises innovatrices;
- point de vue sur des questions d'actualité;
- vision personnelle du monde des affaires;
- appel à l'action.
Audiovisuel
Présentation visuelle
- Écrans format 16:9
- Cliqueur fourni
- Un moniteur devant la scène présente ce que l'auditoire voit sur les grands écrans dans la salle
Si vous souhaitez une image différente des écrans sur ce moniteur, il faut nous en informer à l'avance.
Minuteur
Un minuteur indiquera au conférencier le temps qui défile pendant la présentation.
Micro
Micro au lutrin et micro-casque (selon votre format).
Photographe
Des photos de l’évènement seront partagées avec vous.
Vidéo de l'évènement
Environ 1 à 3 jours après la conférence, vous recevrez un lien vers la rediffusion.
- Action requise :
Faites-nous parvenir tout le matériel que vous souhaitez présenter afin que nous fassions des tests techniques, deux jours ouvrables avant l’événement.
Choisissez votre format
Temps total alloué : 30 minutes
Exemples de formats possibles :
- 30 min d’allocution
- 30 min d'entretien
- 10 min d’allocution + 20 min d’entretien
- 15 min d’allocution ou d’entretien + 15 min de questions de l’auditoire en direct
Choisissez le format qui convient au message que vous souhaitez transmettre à l’auditoire, et selon les préférences personnelles du conférencier.
- Action requise :
Entretien
Avec un intervieweur professionnel
- Choisissez parmi les intervieweurs professionnels ci‑contre, le service sera offert gracieusement par le Cercle.
- Proposez-nous une personne issue de votre réseau. S’il y avait des frais pour cette ressource, vous devrez en défrayer les coûts.
Rencontre préparatoire pour l’entretien
Nous planifierons une rencontre en ligne avec le conférencier et la personne qui fera l’entretien.
Discussion entre deux PDG
Diane Bérard
Voir un extrait d'entretien au Cercle
Stéphanie Grammond
Voir un extrait d'entretien au Cercle
Karina Lehoux
Voir un extrait d'entretien au Cercle
Laurent Therrien
Voir un extrait d'entretien au Cercle
- Action requise :
Certains intervieweurs aiment recevoir à l’avance des questions proposées pour l’entretien, afin de stimuler les échanges lors de la rencontre de préparation.
Dynamiser votre conférence
Questions de l'auditoire
Si vous choisissez cette option, nous utilisons l’outil Slido qui permet aux participants de poser leurs questions en direct via leur cellulaire.
- Un code QR affiché sur les écrans permet d’accéder directement à la page pour poser une question (pas d’application à installer).
- Lecture des questions + gestion du temps par la personne qui fera l’entretien ou le maître de cérémonie.
- Besoin d’une personne de votre équipe à la régie pour la sélection/priorisation des questions reçues en direct. Ainsi, l’animateur posera seulement les questions que vous souhaitez.
- Action requise :
Nous aviser 2 semaines ou plus avant l’évènement et nous fournir 3 questions préparées.
Dynamiser votre conférence
Sondez l'auditoire
L’outil Slido permet également de poser des questions à l’auditoire. Il est possible d’afficher les résultats sur les écrans afin que les gens dans la salle voient les réponses au moment où vous souhaitez les afficher. Celles-ci s’intègrent de façon dynamique dans un PowerPoint standard.
- Action requise :
Pour faire salle comble
Nos évènements attirent en moyenne près de 300 personnes par conférence, composée de nos membres et de gens d’affaires de haut niveau provenant de milieux divers.
Relancez votre réseaux
La taille de l’audience peut varier de 200 à 400+ personnes. Votre participation en invitant vos contacts à s’inscrire fera une grande différence. Votre réseau peut différer de celui du Cercle et nous souhaitons que tous vos partenaires reçoivent l’invitation.
Nous vous ferons parvenir un visuel en PDF afin de relancer vos fournisseurs et partenaires qui ne se sont pas encore inscrits à l’évènement.
Pour générer des réservations, les relances personnalisées par courriel sont à privilégier. Les publications sur les réseaux sociaux sont intéressantes, mais ne génèrent pas de réservation.
Une liste à jour des organisations qui ont réservé vous sera envoyée ponctuellement.
- Action requise :
Envoyer vos invitations minimum 3 semaines avant l’évènement.
Conviez vos invités !
Cliquez sur l’image pour télécharger l’invitation pour votre conférence.
Promotion
Courriels envoyés par le Cercle :
- Promotion trois semaines avant l’évènement (à plus de 12 000 contacts).
- Rappel 5 jours avant la date limite d’inscription.
- Action requise :
Veuillez nous fournir une courte liste des thèmes qui seront abordés lors de la conférence (en français ET en anglais) trois semaines avant l’évènement.
Nous publierons sur LinkedIn :
- pour annoncer la conférence environ 10 jours avant l’évènement;
- les photos de l’évènement après la conférence;
- a rediffusion de l’évènement environ 1 à 3 jours après l’évènement.
- Action requise :
Nous fournir deux-trois phrases qui résument les points saillants de la conférence, pour accompagner notre publication avec les photos le jour de l’évènement.
Réservez vos places
Le Cercle assume les frais pour :
- les invités à la table d’honneur
- une personne de votre service des communications à la table média
Nous vous invitons à réserver vos places pour les personnes de votre organisation et des partenaires que vous souhaitez inviter à votre/vos tables.
- Action requise :
Date limite pour réserver :
3 jours ouvrables avant l’évènement.
Médias invités à l'événement
Nous acceptons les représentants des médias qui souhaitent assister à l’évènement. Un avis sera envoyé par courriel selon une liste de presse personnalisée.
Si vous le souhaitez, le salon VIP sera réservé pour permettre au conférencier de participer à une mêlée de presse après la conférence.
- Action requise :
Nous informer si le conférencier répondra aux questions des médias après la conférence, au minimum 3 jours ouvrables avant l’évènement.
Table média
Nous offrons une place à la table média pour une personne de votre équipe.